Persondata

På denne side fortæller vi dig hvilke af dine data vi opbevarer, hvor vi opbevarer dem, hvad vi bruger dem til og hvordan vi sikrer at dine data kun bliver brugt hos Fotograferne.

Vi er Fotograferne Bodil og Torben B. Fischer. Alle oplysninger på denne side vedrører Fotografernes virksomhed, og alle data vedr. vores virksomheds nummer 10 13 17 07.

Fotografernes virke består af følgende navne og hjemmesider:

• Fotograferne Bodil og Torben B. Fischer
• Atelier Billedhuset
• www.atelier-billedhuset.dk
• www.min-fotograf.dk
• www.fotodeals.dk
• www.trykogkopi.dk
• www.hochzeitsfoto.one
• www.gravidfotograferne.dk
• Desuden består virksomheden af en del hjemmeside-navne, som alle på en måde linker til én af ovenstående sider.

Alle ovenstående er i det følgende beskrevet som "Fotograferne"

1. Online-booking systemet

Hvis du benytter vores online-booking system til at bestille tid til din fotografering, skal du oprette dig med dit navn, mobilnummer og e-mail adresse. Disse oplysninger bruges udelukkende i booking systemet. Det vil sige, at du, hvis du skal lave en sletning, rettelse eller ombooking, kun kan komme ind på din booking med den e-mail bekræftelse du har fået fra booking systemet da du oprettede din tidsbestilling. Fotograferne har mulighed for, på booking kalenderens kontrolpanel, også at foretage disse ændringer, uden brug af dit navn, mobilnummer eller e-mail adresse.

Desuden vil du, efter login, når du bestiller tiden, blive bedt om at vælge hvilken fotografering du skal have, om der er børn med, og deres navne og alder, og hvad du vil bestille.

Dine oplysninger behandles/bruges som følger:

• Navn. Vi skal kunne identificere at du er den rigtige kunde når vi skal fotografere dig
• Mobilnummer. Online-booking systemet sender dig en sms ca. 1 døgn før fotograferingen og minder dig om at du har en tid.
• E-mail. Online-booking systemet sender dig en e-mail ca. 1 døgn før fotograferingen og minder dig om at du har en tid.
• Hvilken fotografering. Online-booking systemet skal vide hvilken type fotografering du bestiller tid til, så systemet kan tilbyde dig en tid med den rigtige varighed.
• Børns navne og alder. Det er vigtigt for fotografern at vide hvor gamle børnene er, for at kunne forberede fotograferingen alderssvarende. Navne bruger fotografen for at kunne tilkendgive over for børnene at han kender dem. Det skaber også en bedre tillid, og kan fremme kvaliteten af fotooplevelsen for både barn og fotograf.
• Hvad vil du bestille. Fotograferne skal vide om det er en almindelig fotografering, en forud købt eller betalt fotografering, f.eks. en Fotodeal.dk eller en sweetdeal.dk, et vundet gavekort eller om du har et medlemsskab hos Fotograferne af hensyn til pris og betaling.

Fotograferne gemmer alle ovenstående oplysninger på en PDF-fil sammen med dine billeder. Dette beskrives nærmere under punktet "Billedopbevaring"

Bestiller du tid via telefon er proceduren den samme. Du bliver stillet de samme spørgsmål og dine data bruges på samme måde.

2. Billedopbevaring

Når du er blevet fotograferet vil optagelserne blive sorteret. Alle ikke-brugbare optagelser vil blive slettet permanent. Alle brugbare optagelser vil gennemgå en eller anden form for behandling som er nødvendig for at enten at  forbedre eller forberede filen på den videre behandling.

Der vil blive lavet en kopi af hvert billede som bruges som testbillede. Dette testbillede er udført med vandmærke og fotografens navn, og fremstilles i en meget lille opløsning/kvalitet, mindre end 1000 pixel. Dette testbillede skal bruges til at kunne vise dig dine billeder, uden at du har mulighed for at bruge billedet til egen produktion af fysiske eller digitale kopier. Når du skal bruge fysiske eller digitale kopier af dine billeder, skal du bruge Fotografernes bestillingssystem til at bestille det ønskede. Betaling sker herefter iflg. nærmere aftale. Først herefter har du rettighed til at bruge dit billede eller din fil til fremvisning.

Testbillederne bliver opbevaret i Fotografernes billedvisningssystem, hvortil kun du, med e-mail og kodeord, og Fotograferne har tilgang. Fotograferne bruger ikke testbillederne til andre formål.

De originale optagelser/billeder/filer opbevares af Fotograferne i mindst så lang tid som firmaet eksisterer. Fotograferne opbevarer dem sammen med den PDF (i pkt. 1), der laves ved din booking af fotograferingen.  Dette sikrer at vi kan identificere billederne, og at, hvis du senere skal bruge flere billeder, altid kan få os til at finde dine optagelser. Det sikrer også at Fotograferne kan tjekke, at det kun er dig der kan bestille dine billeder, eller at tredjepart med din skriftlige fuldmagt kan bestille af dine billeder.

Dine billeder/filer/optagelser bliver lagt i en digital mappe, som benævnes med nummer og navn. Mappen kunne f.eks. hedde "180501C Karen Petersen Sønderborg Børn" Det gør at Fotograferne kan finde dine billeder på navnet Karen Petersen eller på datoen 180501C. At der står et bynavn, betyder blot for Fotograferne, hvilket studio vi har brugt til fotograferingen. At der f.eks. står børn, kan være en fordel hvis Karen Petersen har fået lavet mange fotograferinger, om vi skal lede under f.eks. børn eller gravid eller gruppe eller andet.

Den mappe Fotograferne har lavet til dine filer opbevares og sikres på følgende måde:

• Fotografernes arbejdsstation 1. Dette er en pc, som er sikret med login og sikkerhedstjekkes af "Trend Micro" anti-virus system. Kun Fotograferne har tilgang til denne arbejdsstation. Desuden er arbejdstationen placeret i en bygning med tyverialarm, og den er sikret med brudsikker kæde.
• Fotografernes arbejdsstation 2. Dette er en pc, som er sikret med login og sikkerhedstjekkes af "Trend Micro" anti-virus system. Kun Fotograferne har tilgang til denne arbejdsstation. Desuden er arbejdstationen placeret i en bygning med tyverialarm, og den er sikret med brudsikker kæde.
• Fotografernes server. Det er en server som opbevares på anden location end arbejdsstationerne. Serveren er ejet og drevet af Fotograferne. Der er kun tilgang til serveren med tilstrækkelig login, og det er kun Fotograferne der har og får tilgang til denne server. Serveren sikres yderligere digitalt med Antivirus Essential

3. Billedbestilling

Dine testbilleder (det er de billeder, der er beregnet til at udsøge, sortere og bestille ud fra) bliver lagt ind i vores billedbestillingsprogram. De data, der findes om dig i programmet er, dit navn og dine testbilleder. Din e-mailadresse ligger også i systemet, men den har vi ikke adgang til. Den bruges kun af systemet for at du kan logge dig på.

• Vi lægger dit navn i systemet
• Vi lægger dine billeder i samme system
• Der oprettes en "afdeling" i systemet, hvortil kun du og Fotograferne har adgang, med det på e-mail tilsendte kodeord
• Dine billeder fra fotograferingen lægges i din "afdeling" sammen med dine evt. tidligere fotograferinger.
• Der sendes en e-mail med et login til dig. Kun du og Fotograferne kender dit login. Du kan altid få det ændret efter ønske
• Nu har du, og kun du, mulighed for at se dine billeder via det link du har fået på e-mail. I systemet er der forskellige download muligheder, hvor du kan hente 1 eller alle testbilleder ned, og bruge dem på din pc, tablet, smartphone, facebook eller andre steder på web.
• Der er ingen "forside" til systemet, så andre kan ikke komme ind i systemet, og forsøge sig med login, for at finde dine billeder. Derfor skal du gemme din e-mail til senere login. Du har mulighed for at skrive til billedhuset@gmail.com hvis du har glemt dit login.
• Når du har bestilt dine billeder, har du ved bestillingen oplyst navn, adresse, mobil, e-mail og andet. Samt du har lavet en bestilling. Disse oplysninger vil Fotograferne udskrive fysisk, til produktionsbrug. Efter produktionen vil der blive lavet en PDF skanning, som kommer til at ligge i din billedmappe i Fotografernes mapper, som er beskrevet under pkt. 2. dette for at Fotograferne har historikken omkring dine bestillinger, i fald du på et senere tidspunkt henvender dig vedrørende samme bestilling. Det kunne f.eks. være, hvis du ville vide, hvilken ramme du købte, eller hvilken størrelse o.s.v.
• Den udskrevne bestillingsseddel fra billedbestillingsystemet bliver destrueret, når du har afhentet din bestilling.

4. Kontaktformularer

På vores hjemmesider er der en del forskellige kontaktformularer. Alt efter hvad formularen vedrører, er det normalt at vi, når vi har svaret eller udført det du har bedt os om,  sletter formularen.

Hvis formularen vedrører en bestilling, vil der blive opbevaret en kopi af den i din mappe, som er beskrevet under pkt. 2

Hvis formularen kræver et svar på e-mail, vil e-mailen efter svar, blive slettet i vores e-mail system. Historikken omkring din formular og vores svar, vil kun komme frem igen, såfremt du sender et svar på e-mail, vedhæftet historikken.

5. E-mail

Hvis du sender en e-mail til os, er der forskellige løsninger på, hvad vi gør med den.

• Hvis din e-mail blot kræver et svar, sletter vi den efter vi har svaret dig. Den endelige sletning sker efter 30 dage
• Hvis din e-mail er en bestilling, gemmer vi den på samme måde som beskrevet i pkt. 3
• Hvis din e-mail er en "samtale" vil den blive slettet efter afslutning af "samtalen" I specielle tilfælde bliver den gemt, for evt. senere brug.
• Hvis din e-mail er en forespørgsel på priser eller tilbud eller andet, som vi har behov for at kunne finde frem til ved senere brug, vil den blive gemt i vores e-mail system

6. Tilladelse til udstilling og anden brug af dine billeder

Dine billeder vil ALDRIG blive brugt til udstilling, reklamer, facebook og andre sociale medier eller nogen anden form for offentliggørelse UDEN din samtykke. MED din samtykke vil dine billeder aldrig blive brugt i forbindelse med politik, religion eller andre sammenhænge, som ikke har noget med portrætfotografering at gøre.  Fotograferne vil udelukkende bruge billederne til noget der er i umiddelbar sammenhæng med Fotografernes virke.

Der er 2 muligheder for brug af dine billeder:

• Billeder som må bruges både i printet form og digitalt, til udstilling, facebook og andre sociale medier og Fotografernes reklamer og messer og på Fotografernes hjemmesider, eller andre sider som Fotograferne bruger til reklame.
• Billeder som udelukkende må bruges i printet form, til udstilling i Fotografernes butikker og til brug på messer

Der er flere muligheder for, hvordan Fotograferne laver en aftale om brug af dine billeder:

• De fleste af vore kunder siger det bare til os, lige efter fotograferingen. det bliver så lavet som et notat på kundens mappe, som er beskrevet i pkt. 2.
• Nogle kunder skriver det på en e-mail eller en sms. I disse tilfælde gemmer vi en kopi som PDF i kundens mappe. beskrevet i pkt. 2
• Vi laver med nogle kunder en skriftlig kontrakt. Dette bruges meget sjældent, men er en mulighed. Ofte hvis kunden mener dette er nødvendigt, undlader vi at bruge billederne. Hvis vi vælger denne løsning, gemmer vi en kopi som PDF i kundens mappe, beskrevet i pkt. 2.
• Til vore fotomodeller, har vi en speciel fotomodel kontrakt. Denne opbevares sammen med fotomodellens mappe, beskrevet i pkt. 2

Under alle omstændigheder er det vigtigt at vide, at du altid har mulighed for at udelade nogle af dine billeder, fra fotograferingen, fra at blive brugt til udstilling m.m. Det kunne f.eks. være billeder som skal bruges til gaver eller som af anden grund ikke må vises frem.

Hvis vi IKKE har en kontrakt, kan du altid få Fotograferne til at slette dine billeder, så vidt som det er muligt for Fotograferne at finde de offentliggjordte billeder frem. Fysiske printede billeder kan kun fjernes, ved at du køber billederne. Hvis de er mere end 2 år gamle er det typisk til ½ pris af vores normale pris. Er de under 2 år gamle er det til normal pris.

Billeder som er offentliggjordte med mundtlig eller skriftlig samtykke på internettet, kan være blevet kopieret af 3. part. Herfor hæfter Fotograferne under ingen omstændigheder.

7. Hvordan sletter eller ændrer jeg mine data?

Det er nemt for dig at få ændret de data vi har opbevaret i følge ovenstående artikler.

Du skal bruge skemaet herunder. Du skal være opmærksom på, at vi opbevarer en kopi af det udfyldte skema i den mappe, hvor dine data lå eller ligger. Har du flere mapper, eller fotograferinger fra flere forskellige datoer, vil der ligge en kopi i alle mapper. Dette sker for at vi kan se historikken omkring brugen af dine data, og så vi kan bevise, at du har forlangt at få ændret eller slettet dine data.

Nogle af ændringere koster noget, fordi du tidligere har bedt os om at opbevare dine data, da du har bestilt og fået lavet en fotografering, med billedbearbejdning og opbevaring til følge, og nu bestiller en sletning igen. Dette tager noget tid at udføre, og betragtes som bestilt arbejde.